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Mieux s’organiser pour gagner du temps

Publié par Mouahé Régis KONAN

Quand on n’a pas le temps, la première chose à faire est de chercher à en gagner. Mieux s’organiser pour gagner du temps vous permettra de reprendre le contrôle de votre emploi du temps.

Mieux s'organiser pour gagner du temps

Dans la 5e édition de son best-seller international, Kerry Gleeson, créateur initial du Programme d’Efficacité Personnalisé (PEP) nous livre en 12 chapitres son expérience. Plus d'un million de personnes à travers le monde ont éliminé leurs problèmes de surcharge de travail et amélioré leur quotidien professionnel grâce à ce livre révolutionnaire. A votre tour d'en profiter !

 

1. Aperçus

Le chapitre 1, comme son nom l’indique, vous donne un aperçu global de ce que renferme le livre. Le PEP commence par une phase d’auto-gestion. Les questions que vous devez avoir constamment à l’esprit sont les suivantes : « Comment est-ce que je fais ce que je fais ? » « Comment puis-je le faire mieux ? »

Le mantra du PEP c’est l’action immédiate. L’amélioration continue est à la base de la philosophie du PEP. Souvenez-vous de deux choses : Kaizen (amélioration continue) et action immédiate !

 

2. L’action immédiate

Que faire lorsqu’une masse de papiers s’est accumulée sur votre bureau ? Passez à l’action immédiate ; elle vous permettra de mieux vous organiser, de mieux maîtriser le moment et le lieu où vous agirez, ainsi que votre manière de procéder. Vous aurez une meilleure opinion de vous-même et de votre performance.

Agissez dès que vous avez un papier en main ou que vous le lisez pour la première fois. Si vous n’êtes pas prêt à agir, n’accordez pas même un regard à vos papiers. Si vous n’avez pas l’intention de répondre tout de suite, n’écoutez pas vos messages ! N’encombrez pas votre journée de choses que vous ne comptez pas faire.

Comment vaincre la procrastination ?

Agissez immédiatement. Si vous n’agissez pas au fur et à mesure, vous ne pouvez plus vous concentrer sur vos obligations du moment, car trop de voix intérieures vous rappellent vos tâches inachevées. Prenez l’habitude d’agir instantanément en affrontant les problèmes à leur stade initial, avant qu’ils ne dégénèrent en véritables crises.

Pour éviter les interruptions, acquittez-vous des tâches qui les provoquent. Moins vous aurez de retards à justifier, plus vous aurez de temps à consacrer à votre travail. Si vous devez assurer un rythme de travail intensif, tout en ayant accumulé un retard important, occupez-vous d’abord de ce travail en retard.

Evitez de regarder le passé. Ce qui vous attire du présent au futur est plus sain que ce qui vous retient en arrière. Si vous affrontez les problèmes graves ou déplaisants, et si vous prenez les mesures nécessaires, ils disparaissent en général avec une rapidité surprenante.

 

3. L’organisation immédiate

Seule une bonne organisation vous permettra d’adopter les automatismes nécessaires à l’action immédiate. Le désordre est révélateur de la manière dont les gens appréhendent leur travail et leur vie. Il reflète souvent le désordre de leur esprit.

Si vous voulez devenir plus productif, commencez par envisager certains points fondamentaux, habituellement négligés. Votre matériel est-il en bon état de fonctionnement ? Travaillez-vous dans de bonnes conditions ? Assurez-vous que vous disposez de tous les « outils » dont vous avez besoin et qu’ils sont en état de marche. Votre bureau est un espace de travail : seuls les papiers d’usage courant y ont leur place.

Vos dossiers de travail contiennent habituellement cinq types d’informations : Information « à portée de main », sujets « à discuter », fonctions de routine, projets en cours et échéancier. Vous devrez classer et étiqueter tous vos documents afin de pouvoir les retrouver facilement. Le mapping des responsabilités vous aidera à organiser vos dossiers. Dans ce monde qui est à l’ère numérique, les dossiers électroniques devront aussi subir la même rigueur.

 

4. Le pilotage automatique immédiat

Après avoir analysé votre manière habituelle de procéder, posez-vous la question suivante : « Obtiendrais-je de meilleurs résultats si je m’organisais différemment ? » Si vous souhaitez déterminer avec précision la manière dont vous « fonctionnez », tenez un journal de bord. La loi de Parkinson stipule que votre travail tend à s’adapter au temps dont vous disposez ou que vous souhaitez lui consacrer.

Filtrez les informations afin de ne pas devenir aveugle à ce qui pourrait attirer votre attention. Vous devrez traiter le travail de routine par regroupements et programmer vos tâches pour éviter les choix inutiles.

Avez-vous déjà remarqué que quand on dresse une liste de choses à faire, on a l’impression de ne jamais arriver aux tâches situées en bas de liste ? Les tâches urgentes semblent toujours retarder le moment où l’on s’occupe de tâches importantes.

Travailler par séquences est plus efficace et productif que le travail effectué au fur et à mesure. En programmant vos activités, vous aurez moins de souci à les réaliser.

 

5. La planification immédiate

Le mot d’ordre du PEP en matière de planification est la planification immédiate. La planification a pour objectif de vous donner une idée claire de ce que vous avez à faire. Elle n’est réellement efficace que si elle vous procure cette image mentale claire sans laquelle rien n’est possible.

La planification a trois volets : définir les tâches prioritaires, gérer son temps et s’organiser pour exécuter ses projets facilement. Le PEP met l’accent sur six points essentiels : le planning quotidien, le planning hebdomadaire, le management de projet, le planning stratégique, la fixation des objectifs et la définition des valeurs.

 

6. La gestion immédiate des emails : le défi majeur pour la plupart des gens

Plus vous enverrez d’e-mails, plus vous en recevrez. L’un des moyens de réduire la quantité de spams consiste à ne pas vous abonner aux mailing listes des sites que vous visitez. Les solutions techniques et les applications logicielles ne manquent pas. Vous pourrez traiter ce que vous recevez de manière efficiente et efficace. Un précieux conseil suggère de ne regarder ses emails que deux ou trois fois par jour.

Lorsque vous traitez vos emails, suivez les quatre principes suivants :

1. Agissez immédiatement. Lisez, répondez et agissez jusqu’à ce que la question soit résolue.

2. Déléguez. S’il s’agit de quelque chose qu’une autre personne peut ou doit prendre en charge, transférez-lui le message immédiatement.

3. Marquez le message. S’il s’agit de quelque chose à faire qui nécessitera un peu de temps, créez une tâche et programmez-la dans votre calendrier.

4. Détruisez tout message inutile (ou classez tout message qui peut l’être).

 

7. Comment tenir le cap ?

Un planning donne la clarté d’esprit sans laquelle l’action est impossible. Mais votre succès et votre efficacité dépendent essentiellement de votre aptitude à tenir le cap.

Etablir des habitudes et des routines favorise et renforce la persévérance. Il est donc recommandable de prendre des bonnes habitudes.

De nombreuses choses ne peuvent pas être faites dans l’instant. Pourquoi donc les avoir constamment sous les yeux vu qu’elles ne favorisent ni la concentration, ni la productivité ? Ayez donc recours à des systèmes de rappel simples et clairs comme un cahier de bord, un agenda de bureau.

Plus vite vous découvrirez la surcharge de travail de l’un de vos collaborateurs (ou la vôtre), plus vous deviendrez efficace, une fois le problème résolu.

Vous risquez de perdre beaucoup de temps si vous cherchez à maitriser une tache qui n’est pas dans vos cordes. Déléguer correctement, à la personne ayant les compétences requises, est l’un des talents essentiels d’un bon gestionnaire.

 

8. L’efficacité immédiate

S’il y a une philosophie à la base du PEP, c’est l’amélioration continue des processus de travail. La meilleure façon d’améliorer sa productivité est encore d’examiner son propre comportement dans l’exécution d’une tâche.

L’amélioration de vos méthodes de travail aura des résultats immédiats. Ces résultats vous inciteront à étendre vos méthodes à d’autres processus et ils vous donneront l’énergie nécessaire pour continuer à progresser jusqu’au succès. Vous trouverez le temps de vous focaliser sur l’amélioration des processus de travail, au sens le plus large du terme.

L’amélioration des processus passe par l’application des principes de la Qualité, du Six Sigma, de la TQM, des 6S, du lean, etc. Tous ces principes ont pour objectif d’éliminer le gaspillage, de faire plus en consommant moins d’énergie, de temps et d’efforts.

 

9. L’action immédiate, où que vous soyez

Le bureau, c’est là où l’on est et non là où il se trouve. Le travail est ce que l’on fait et non un endroit où l’on va. Nous pouvons grâce à la technologie aller là où nous devons ou voulons aller et travailler quand même.

Cela suppose de faire des choix au niveau personnel et de comprendre qu’avoir un système de classement et contrôler ses informations sont des aspects essentiels. Avoir les bons équipements pour passer à un environnement mobile de travail est vital. Et les utiliser correctement vous aidera à être efficace et productif.

 

10. Le management immédiat

L’un des outils les plus importants dont dispose un manager pour accroître son efficacité et sa productivité est le « management baladeur ».

Le management immédiat met avant tout l’accent sur les processus de travail. Pour initier une démarche de management baladeur, concentrez-vous sur les 6S : Seiri (l’organisation), Seiton (l’ordre), Seiso (la propreté), Seiketsu (la standardisation), Shitsuke (la discipline), Sukam (l’habitude).

La plupart des gens travaillent plus dur que nécessaire. En mettant systématiquement en œuvre chacun des 6S sur le lieu de travail, au moment où le travail est fait, en posant des questions, en écoutant, en identifiant les dysfonctionnements et les écarts, vous favoriserez des améliorations graduelles. En vous rendant régulièrement sur place, les gens vont comprendre que vous êtes sérieux et impliqué. En étant présent et en assurant un suivi, vous encouragerez une discipline de travail et la formations de bonnes habitudes. En outre, vous apprenez beaucoup sur ce qui convient aux gens et vous pouvez transmettre cet enseignement autour de vous, ce qui accélérera le processus général d’amélioration.

Le véritable problème n’est donc pas le temps dont vous disposez, mais la manière de l’utiliser.

 

11. Des réunions efficaces

Les réunions sont devenues l’une des méthodes préférées de gestion des entreprises. L’une des raisons pour lesquelles elles sont souvent inefficaces, même si elles sont bien conduites, tient à la distance qui sépare ceux qui assistent à la réunion et le lieu où le travail est effectivement réalisé. Si vous voulez résoudre efficacement un problème, vous devez en faire l’expérience directe.

Il existe différents types de réunion – les réunions d’information, les réunions de planification, les réunions récurrentes, les réunions de résolution de problème, les réunions de débriefing, les réunions de prise de décision, les réunions de reporting ou de présentation – ce qui détermine les gens qui y participent et la manière de la préparer.

Appliquez-vous à bien conduire une réunion. Commencez à l’heure et terminez à l’heure. Facilitez le débat et recentrez la discussion sur le problème. Vous devez chercher à atteindre vos objectifs, à prendre des décisions.

La façon la plus efficace d’organiser des réunions, c’est de n’organiser que celles qui sont vraiment nécessaires. Faites tout votre possible pour éliminer de votre agenda les réunions improductives, inefficaces et inutiles.

 

12. L’entretien immédiat

Si vous espérez et vous attendez à travailler dans un environnement ordonné, vous devez savoir que l’environnement tend naturellement vers le désordre et qu’il va falloir aller à l’encontre de cela. Essayez de négliger votre jardin pendant un moment et vous verrez les effets de cette absence de soins.

L’entretien fait partie intégrante de votre cycle de travail. Chaque tâche a un début, un milieu et une fin. Au début, il faut s’organiser, en programmant et en se préparant. Exécuter la tâche elle-même ne suffit pas, il faut aussi assurer la maintenance. Cela consiste à remettre chaque chose à sa place et à améliorer l’état de tout ce que vous touchez (vos outils, vos dossiers, etc.).

Le but de l’entretien est de faciliter la production. Si vous négligez les petits détails, vous ne tarderez pas à en subir les conséquences. L’entretien est synonyme d’organisation du travail. Et elle devrait toujours être en progression.

 

Le livre est bien rédigé et se lit aisément. Garni de figures, de tableaux et ayant une orientation hyper pratique, vous trouverez, au début de chaque chapitre les objectifs, et à la fin du chapitre un résumé. Cela vous permettra de gagner du temps. Cet article est juste un échantillon de ce que contient ce best-seller. J’ai énormément apprécié les nombreuses citations qui viennent renforcer les arguments de l’auteur.

Mieux s’organiser pour gagner du temps, de Kerry Gleeson, est un livre disponible dans la collection Nouveaux Horizons. Vous pouvez donc l’acheter à prix réduit dans les librairies partenaires si vous êtes à Haïti ou en Afrique francophone. Mon exemplaire m’a coûté la somme de 5900 F CFA (8,99 €) à Abidjan en Côte d’Ivoire. Les prix peuvent varier d’une librairie à une autre.

Téléchargez la fiche découverte en cliquant ici. Gagner du temps, c’est aussi savoir Comment lire un livre. Découvrez ici le merveilleux cadeau que Nouveaux Horizons a bien voulu mettre à notre disposition.

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